1. 我們蒐集的個人資料類型
2. 我們如何使用您的個人資料
3. Google Workspace 使用者資料
4. 您的資料權利
5. 個人資料的保存期限
6. 資料安全與保護措施
7. 國際資料傳輸
8. 政策更新聯絡方式
9. 聯絡方式
Aiello 以尊重您的隱私為目標
最後更新日期：西元 2026 年 7 月 23 日
1. 我們蒐集的個人資料類型
我們將根據您與本公司互動之性質，於必要範圍內蒐集您的個人資料，項目包括但不限於：
(1) 基本聯絡資料： 姓名、電子郵件、聯絡電話及通訊地址。
(2) 帳號管理資訊：帳號登入憑證與相關設定資料。
(3) 商務履約資訊 因履行與企業客戶間之商業契約、行政管理或交易上所取得之必要資訊。
(4) 客戶服務紀錄：包括售後服務、線上表單填寫、客服通話紀錄及其他您主動提出的諮詢內容。
本公司提供的語音設備（如 AVA）僅在您主動喚醒後才會進行語音辨識功能。我們不會儲存語音錄音檔案。所有語音互動均在符合法令規範的前提下處理，並受到嚴格的資料安全控管。
為維護服務品質與安全，我們可能蒐集以下技術性資料：
(1) IP 位址；
(2) 瀏覽器與裝置類型；
(3) 存取時間與來源網頁；
(4) 使用紀錄與系統診斷資料（如錯誤報告與操作日誌等）。
D. Cookies and Tracking Technologies
我們使用 Cookies 及其他追蹤技術，以提升網站功能、分析使用行為並提供個人化體驗。您可透過瀏覽器設定控制這些技術的使用。
2.如何使用資訊
我們所蒐集之個人資料，將依下列目的使用：
1. 回應您的詢問與需求；
2. 提供、營運並維護我們的產品與服務；
3. 改善與個人化您的使用體驗；
4. 進行資料分析以優化系統效能；
5. 傳遞產品更新、行銷活動或客戶關懷資訊（如您同意接收者）；
6. 遵守法定義務並防止非法行為（例如詐騙或濫用）；
7. 處理付款、訂單履行與帳務管理等商業交易。
3.Google Workspace 使用者資料
A. 存取的 Google 使用者資料
當使用者主動透過 Google OAuth 授權時，Aiello Email Agent 僅會在使用者同意的授權範圍內存取 Google Workspace 使用者資料。
依照使用者授予的權限，存取的資料可能包括：
本應用程式不會存取超出使用者明確授權範圍以外的 Google 使用者資料。
B. Google 使用者資料的使用方式
Aiello Email Agent 僅會為提供使用者主動要求的功能，以及維持服務正常運作之目的，處理 Google 使用者資料。
Google 使用者資料可能用於下列用途：
1. 讀取使用者主動開啟、選取或要求處理的 Gmail 郵件內容；
2. 將郵件內容及相關資訊作為 AI Agent 執行使用者請求所需的上下文；
3. 根據 Aiello 知識管理系統（Aiello KMS）中的企業資訊，產生建議回覆內容；
4. 翻譯使用者指定的郵件或草稿內容；
5. 產生、修改或將回覆內容插入使用者的 Gmail 草稿欄位；
6. 維持服務連續性、處理使用者請求及保存必要的處理狀態；
7. 提供技術支援、診斷系統錯誤、維護資訊安全及防止服務遭到濫用；
8. 遵守適用的法律、法規及主管機關要求。
為提供及維持 Aiello Email Agent 的正常運作，Aiello 可能在必要範圍與期間內，保存使用者的 Gmail 郵件資料、郵件上下文、系統產生的草稿內容、操作狀態及相關處理資料。
傳送至第三方 AI 服務前的資料替換
在將郵件內容或相關上下文傳送至 Google Gemini 進行處理前，Aiello Email Agent 會透過自動化偵測與替換機制，對符合系統可辨識格式的特定個人及敏感識別資訊進行遮罩或代碼化處理。
目前系統偵測及替換的資料類型包括：
1. 電子郵件地址（EMAIL）：符合一般電子郵件地址格式的資料；
2. 電話號碼（PHONE）：符合台灣行動電話或市內電話格式的資料，例如 09XX-XXX-XXX、09XXXXXXXX 或 (02) 1234-5678；
3. 台灣身分證字號（ID）：符合一個英文字母、數字 1 或 2，以及八碼數字組成之格式的資料；
4. 信用卡號（CREDIT_CARD）：符合十六碼卡號，並以四碼為一組，使用連字號或空格分隔之格式的資料。
經系統偵測到的內容，會在傳送至 Google Gemini 前，以不直接顯示原始資料的通用代碼取代，例如 [EMAIL]、[PHONE]、[ID] 或 [CREDIT_CARD]。
Google Gemini 接收的是經過上述處理後，且為完成使用者所要求之功能所必要的郵件內容及上下文。
自動化偵測與替換機制僅適用於系統可辨識的特定資料類型及格式。非標準格式、未列於上述範圍內的資料，或無法透過格式判斷的個人資訊，可能無法被系統自動辨識或替換。因此，此項處理措施不代表郵件內容中的所有個人資料或敏感資料均已完全匿名化或移除。
Aiello 不會將 Google 使用者資料用於下列用途：
1. 提供、投放或衡量廣告；
2. 重新行銷或建立廣告受眾；
3. 建立與服務無關的使用者行銷檔案；
4. 信用評估或資格審查；
5. 出售、出租或提供給資料仲介商；
6. 建立、訓練或改進通用、基礎型或非個人化的人工智慧或機器學習模型；
7. 任何與使用者主動要求之 Aiello Email Agent 功能無關的用途。
C. Google 使用者資料的分享、轉移與揭露
Aiello 不會出售、出租、交換或提供 Google 使用者資料給資料仲介商、廣告平台、資訊轉售商或其他未經授權的第三方。
為提供及維持 Aiello Email Agent 的服務，Google 使用者資料可能在必要範圍內傳輸、儲存或交由下列服務供應商處理：
1. Google Cloud Platform
用於提供 Aiello Email Agent 所需的雲端基礎設施、系統運作、資料儲存、資訊安全、身分驗證及相關資料處理服務。
2. Google Gemini
用於依照使用者要求分析郵件上下文、產生建議回覆內容、修改草稿或執行翻譯。
在將郵件內容及相關上下文傳送至 Google Gemini 前，Aiello Email Agent 會對系統可辨識格式的電子郵件地址、台灣電話號碼、台灣身分證字號及十六碼信用卡號進行自動偵測，並以通用代碼替換。
傳送至 Google Gemini 的資料僅限於完成使用者要求之功能所必要的內容及上下文。Google Gemini 將依適用的服務條款、資料處理約定及相關資訊安全措施處理該等資料。
由於自動化偵測機制僅能辨識特定資料類型及格式，傳送至 Google Gemini 的內容仍可能包含未被系統辨識或替換的其他個人資料。Aiello 會持續採取合理的資料最小化及資訊安全措施，降低不必要資料被傳送至第三方 AI 服務的可能性。
Aiello 不會將 Google 使用者資料提供給 Google Gemini，用於廣告、資料銷售或與使用者要求之功能無關的目的。Aiello 亦不會使用從 Google Workspace API 取得的資料，建立、訓練或改進通用、基礎型或非個人化的人工智慧或機器學習模型。
除上述為提供服務所必要的處理外，Aiello 僅可能在下列情況分享、轉移或揭露 Google 使用者資料：
1. 已取得使用者明確同意；
2. 使用者主動要求或授權 Aiello 與特定第三方分享資料；
3. 為處理使用者提出的技術支援或服務問題所必要，且使用者已同意相關存取；
4. 為偵測、調查或處理詐騙、濫用、資安事件或其他可能危害服務安全的行為所必要；
5. 為遵守適用法律、法規、法院命令或主管機關的合法要求；
6. 為建立、行使或保護 Aiello、使用者或公眾的合法權利及安全所必要；
7. 因公司合併、收購、重組、融資或資產移轉而有必要，並依適用法律履行通知、同意或其他相關義務。
Aiello 員工、承包商或其他人員不會任意人工閱讀使用者的 Gmail 郵件內容。只有在下列必要情況下，經適當授權的人員才可能存取特定資料：
1. 使用者主動提出技術支援要求，並同意存取相關內容；
2. 為調查資訊安全事件、詐騙或服務濫用所必要；
3. 為遵守適用法律或主管機關的合法要求；
4. 為維持服務正常運作，且無法透過其他合理方式完成必要的故障排除。
所有經授權的資料存取均應受到身分驗證、權限控管及其他合理資訊安全措施的限制。
D. 資料保存、保護與刪除
Aiello 可能在提供、維持及保護 Aiello Email Agent 服務所必要的範圍與期間內，保存下列資料：
1. 使用者主動開啟、選取或要求處理的 Gmail 郵件資料；
2. 郵件主旨、內文、寄件者、收件者、郵件串及相關中繼資料；
3. 執行使用者請求所必要的郵件上下文；
4. Aiello Email Agent 產生、修改或建議的草稿內容；
5. 使用者操作狀態、任務處理狀態及服務設定；
6. OAuth 存取權杖、更新權杖及其他必要的驗證資訊；
7. 為服務運作、故障排除、資訊安全、監控及防止濫用所必要的技術紀錄。
相關資料可能用於下列目的：
1. 執行使用者要求的郵件閱讀、翻譯、草稿產生及修改功能；
2. 維持服務連續性及系統正常運作；
3. 保存必要的工作狀態，使使用者得以持續使用相關功能；
4. 處理技術問題及使用者支援需求；
5. 維護資訊安全、偵測異常活動及防止服務遭到濫用；
6. 遵守適用的法律及法規要求。
Aiello 僅會在達成上述目的所必要的期間內保存相關資料。保存期間將依資料類型、服務需求、使用者與 Aiello 間的契約關係、資訊安全需求及適用法律義務而有所不同。
當發生下列情形之一時，Aiello 將依適用法律、契約及內部資料保存政策，刪除、匿名化或去識別化不再需要的資料：
1. 資料已不再為提供或維持服務所必要；
2. 適用的保存期限已屆滿；
3. 使用者或其所屬企業終止使用 Aiello Email Agent；
4. 使用者提出有效的資料刪除要求；
5. 使用者撤銷 Google OAuth 授權，且相關資料已無繼續保存之必要。
如法律、法規、爭議處理、資訊安全調查或合法權利保護要求 Aiello 繼續保存特定資料，Aiello 得在完成該特定目的所必要的期間內保留相關資料。
前述電子郵件地址、電話號碼、台灣身分證字號及信用卡號的自動偵測與替換機制，主要適用於傳送至 Google Gemini 的資料。
Aiello 在自身受控服務環境內，可能為提供及維持服務而保存原始 Gmail 郵件資料、郵件上下文、草稿內容或相關處理資料。該等資料不一定全部以替換後的形式保存，但僅得用於提供、維持、保護及改善使用者所使用的 Aiello Email Agent 功能。
Aiello 將採取合理的技術及組織性安全措施保護所保存的資料，包括：
1. 對資料傳輸採取適當的安全保護措施；
2. 使用身分驗證及存取權限控管；
3. 限制只有提供服務所必要的人員及系統可以存取資料；
4. 對重要系統及資料存取進行適當的安全監控；
5. 採取合理措施防止未經授權的存取、使用、修改、揭露、遺失或破壞；
6. 在將資料傳送至 Google Gemini 前，對特定可辨識格式的個人及敏感識別資訊進行自動替換。
使用者將 Aiello Email Agent 產生的內容插入或儲存至 Gmail 草稿後，該草稿亦會由使用者的 Google 帳號及 Gmail 服務保存與管理。Aiello 仍可能在服務運作所必要的範圍與期間內，保存相關處理資料或內容。
使用者可以隨時透過 Google 帳號的第三方應用程式存取設定，撤銷 Aiello Email Agent 的 OAuth 授權。撤銷授權後，Aiello Email Agent 將無法繼續透過該授權存取使用者的 Google 帳號資料。
使用者亦可透過 enquiry@aiello.ai，提出查詢、更正、刪除 Google 使用者資料或撤回授權的要求。Aiello 將依適用法律、契約關係及合理的身分驗證程序處理相關請求。
E. Google Limited Use 要求
本應用程式對於從 Google Workspace API 接收之資訊的使用及傳輸，將遵守 Google API Services User Data Policy，包括 Limited Use 要求。
從 Google Workspace API 取得的原始資料、衍生資料或彙整資料，不會被用於建立、訓練或改進通用、基礎型或非個人化的人工智慧或機器學習模型。
4.您的資料權利
為提供及維持 Aiello Email Agent 的正常運作，Aiello 可能在必要範圍內保存使用者的郵件內容、郵件上下文、系統產生的草稿內容及相關處理資料。
我們重視並保障您的個人資料權利，並依據《歐盟一般資料保護規則》（GDPR）、《加州消費者隱私法案》（CPRA）及其他適用法規辦理。您有權：
相關資料僅會用於提供、維護及保護使用者所使用的 Aiello Email Agent 功能，不會用於廣告、重新行銷、建立廣告受眾、信用評估、資料仲介或其他與使用者要求之服務無關的用途。
1. 查詢我們是否持有您的個人資料；
Aiello 不會使用 Google 使用者資料建立、訓練或改進通用、基礎型或非個人化的人工智慧或機器學習模型。
2. 要求更正或刪除不正確或過時的資訊；
C. Google 使用者資料的分享、轉移與揭露
3. 控制您的資料如何被使用或分享；
Aiello 不會出售、出租或提供 Google 使用者資料給資料仲介商、廣告平台、資訊轉售商或其他未經授權的第三方。
4. 在適用情況下，撤回您先前同意的資料處理行為；
為了提供及維持 Aiello Email Agent 的服務，相關 Google 使用者資料可能在必要範圍內傳輸、儲存或揭露給以下服務供應商：
5. 請求取得您的資料副本（可攜格式）；
6. 拒絕某些資料用途，例如接收個人化廣告。
傳輸至 Google Gemini 的資料僅限於完成使用者要求及維持相關服務功能所必要的內容。
若您欲行使上述權利，請透過本政策末尾提供的聯絡方式與我們聯繫。我們將誠摯回應並配合辦理。
Google 使用者資料不會提供給 Google Gemini 作為廣告用途，亦不會由 Aiello 用於建立、訓練或改進通用、基礎型或非個人化的人工智慧或機器學習模型。
5.個人資料的保存期限
上述服務供應商僅得依照 Aiello 的指示，於提供相關服務所必要的範圍內處理資料，並應採取適當的安全及存取控制措施。
我們僅於達成特定目的所必要期間內，或依據相關法令規定，保存您的個人資料。不同類型資料之保存期限將依其性質與處理目的而有所不同。
除上述為提供服務所必要的處理外，Aiello 僅會在下列情況分享或揭露 Google 使用者資料：
6.資料安全與保護措施
(我們採取業界標準的技術與組織性安全措施（包括資料加密、存取控制與系統監控），以防止資料遭受未經授權的存取、洩漏、竄改或毀損。不過，任何系統皆無法保證完全免於風險，建議您妥善管理帳號與密碼，並定期更新。
除非已取得使用者明確同意，或基於技術支援、資訊安全調查及法律義務之必要，Aiello 員工、承包商或其他人員不會人工存取使用者的 Gmail 郵件內容。
7.國際資料傳輸
D. 資料保存與刪除
若您自美國以外地區使用我們的服務，請注意您的個人資料可能會被傳輸至美國或其他設有營運據點之國家。無論資料儲存或處理地點為何，我們均會依據本政策及相關法令，提供適當的資料保護措施。
Aiello 可能在提供及維持 Aiello Email Agent 服務所必要的範圍內，保存 Gmail 郵件資料、郵件上下文、草稿內容及相關處理資料。
8.政策更新
保存目的包括：
本公司可能因應法規變動或業務需求不定期調整本政策。如有重大變更，我們將透過您的帳戶、電子郵件或官方網站予以通知。建議您定期檢視本政策，以瞭解最新資訊。
9.聯絡方式
Aiello 僅會在達成上述目的所必要的期間內保存相關資料。當資料不再為提供服務所必要、保存期限屆滿、使用者終止服務，或使用者提出有效的刪除要求時，Aiello 將刪除或去識別化相關資料，但法律另有保存義務者除外。
如您對本政策有任何疑問、意見或欲行使您的資料權利，歡迎與我們聯繫：
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聯絡電話：+886-2-2657-5057
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使用者亦可透過 enquiry@aiello.ai 提出查詢、更正、刪除資料或撤回授權的要求。
相關資料及驗證資訊會受到加密、身分驗證、權限控管、存取紀錄及其他合理的資訊安全措施保護。
使用者可以隨時透過 Google 帳號的第三方應用程式存取設定，撤銷 Aiello Email Agent 的 OAuth 授權。
使用者將系統產生的內容插入或儲存至 Gmail 草稿後，該草稿亦會由使用者的 Google 帳號及 Gmail 服務保存與管理。